POEC Agent administratif GP1 Mixte : présentiel / à distance
Dernière mise à jour : 13/09/2024
Description
Module 1 : Culture d'entreprise (22 heures).
Contenu :
- La dimension sociale et juridique de l'entreprise : le métier d'Agent administratif, l'appartenance à une branche professionnelle, la convention collective, le contrat de travail, les droits et devoirs du salarié, la responsabilité sociale et environnementale de l'entreprise, l'écoresponsabilité.
- Le travail en équipe : la compréhension de la place et du champ d'intervention des différents interlocuteurs au sein de l'entreprise : hiérarchiques, collègues, clients…
- La communication au sein de l'équipe.
- La transmission et l'assimilation des informations et des consignes nécessaires à l'activité de l'entreprise.
- Les règles de travail en entreprise : règlement intérieur, procédures…
- Les horaires et le rythme de travail.
- Les notions de politesse et de respect des autres.
- La tenue vestimentaire.
- L'entreprise : ses valeurs, sa stratégie, son organisation : identification et positionnement dans le territoire.
Module 2 : Présentation et mise en forme des documents professionnels à l'aide d'un traitement de texte (Word) sur la base du référentiel TOSA niveau initial et basique - RS 6198 (70 heures).
Contenu initial :
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Domaines |
Compétences |
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Environnement / Méthodes |
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Mise en page et forme |
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Outils d'édition |
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Objets graphiques et tableaux |
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Contenu basique:
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Domaines |
Compétences |
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Environnement / Méthodes |
Connaissance de l'environnement Word
Utilisation des documents Word
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Mise en page et forme |
Mise en forme du texte
Mise en forme d'un paragraphe
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Outils d'édition |
Saisie et modification du texte
Indentation de paragraphes
Recherche dans un document
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Objets graphiques et tableaux |
Insertion d'un tableau
Insertion d'un objet graphique
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Module 3 : Saisie et mise à jour des données à l'aide d'un tableur (Excel) sur la base du référentiel TOSA niveau initial et basique - RS 5252 (35 heures).
Contenu initial :
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Domaines |
Compétences |
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Environnement / Méthodes |
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Calculs (formules, fonctions) |
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Mise en forme |
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Gestion des données |
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Contenu basique:
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Domaines |
Compétences |
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Environnement / Méthodes |
Généralités sur l'environnement Excel
Modifications de l'environnement Excel
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Calculs (formules, fonctions) |
Calculs
Formules
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Mise en forme |
Mises en forme propres à Excel
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Gestion des données |
Graphiques
Tri des données
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Module 4 : Tri et traitement des mails et courriers (Outlook) sur la base du référentiel TOSA niveau initial et basique - RS 6203 (35 heures).
Contenu initial :
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Domaines |
Compétences |
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Environnement / Configuration / Sauvegarde |
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Messagerie |
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Calendrier et tâches |
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Gestion des contacts et notes |
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Contenu basique:
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Domaines |
Compétences |
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Environnement / Configuration / Sauvegarde |
Interface Outlook
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Messagerie |
Création et envoi d'un message
Mise en forme d'un message
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Calendrier et tâches |
Affichage du calendrier
Création et enregistrement d'une entrée de calendrier
Réception d'une invitation à une réunion
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Gestion des contacts et notes |
Affichage des contacts
Ajout et suppression des contacts
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Module 5 : Classement et archivage des informations et des documents (28 heures).
- Identification des différents types de documents circulant dans l'entreprise,
- Utilisation des outils de numérisation,
- Traitement du courrier entrant et sortant ( tri, numérisation, mise sous pli, affranchissement, etc.),
- Présentation des normes d'expédition du courrier,
- Utilisation du matériel de traitement du courrier,
- Choix de l'imprimé postal approprié et renseignement par écrit ou en ligne.
Module 6 : Les techniques de recherche d'emploi (21 heures).
- Rédaction d'un CV : les règles de base.
- Rédaction d'une lettre de motivation : les règles de base.
- Création d'une base de données de recherche d'emploi.
- Simulation de la conduite d'un entretien d'embauche.
- Prise de RDV en entreprise : les règles de base.
Module 7 : Formation et certification Acteur PRAP IBC - RS 1037 (14 heures).
Référenciel de compétences INRS ci-dessous:
Module 1 : Se situer en tant qu'acteur de prévention des risques liés à l'activité physique dans son entreprise ou son établissement.
1. Comprendre l'intérêt de la prévention :
- Repérer les différents enjeux pour l'entreprise ou l'établissement,
- Comprendre l'intérêt de la démarche de prévention,
- Situer les différents acteurs de la prévention et leurs rôles.
2. Connaître les risques de son métier :
- Comprendre le mécanisme d'apparition du dommage,
- Reconnaître les principaux risques de son métier et les effets induits,
- Repérer, dans son métier, les situations de travail susceptibles de nuire à sa santé.
Module 2 : Observer et analyser sa situation de travail en s'appuyant sur le fonctionnement du corps humain, afin d'identifier les différentes atteintes à la santé susceptibles d'être encourues.
3. Caractériser les dommages potentiels liés à l'activité physique en utilisant les connaissances relatives au fonctionnement du corps humain :
- Connaître le fonctionnement du corps humain,
- Repérer les limites du fonctionnement du corps humain,
- Identifier et caractériser les différentes atteintes à la santé.
4. Observer son travail pour identifier ce qui peut nuire à sa santé :
- Observer et décrire son activité de travail en prenant compte sa complexité,
- Identifier et caractériser les risques potentiels liés à l'activité physique,
- Analyser les différentes causes d'exposition à ces risques potentiels.
Module 3 : Participer à la maîtrise du risque dans son entreprise ou son établissement et à sa prévention.
5. Proposer des améliorations de sa situation de travail :
- A partir des causes identifiées au cours de son analyse,
- En agissant sur l'ensemble des déterminants de sa situation de travail,
- En prenant en compte les principes généraux de prévention.
6. Faire remonter l'information aux personnes concernées :
- Identifier les personnes concernées,
- Utiliser les modes de communication et de remontée d'information en vigueur dans l'entreprise ou l'établissement.
7. Se protéger en respectant les principes de sécurité physique et d'économie d'effort :
- Connaître et appliquer les principes de sécurité physique et d'économie d'effort à l'ensemble de ses situations de travail,
- Connaître et utiliser les différents équipements mécaniques et aides à la manutention.
Module 8 : Présentation et mise en forme des documents professionnels à l'aide d'un traitement de texte (Word) sur la base du référentiel TOSA niveau opérationnel et avancé - RS 6198 (37 heures).
Contenu opérationnel:
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Domaines |
Compétences |
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Environnement / Méthodes |
Navigation dans Word
Affichage d'un document
Options d'enregistrement et d'impression d'un document
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Mise en page et forme |
Mise en forme des paragraphes
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Outils d'édition |
Révision et édition d'un document
Référencement d'un document
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Objets graphiques et tableaux |
Présentation d'un tableau
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Contenu avancé:
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Domaines |
Compétences |
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Environnement / Méthodes |
Environnement et affichage
Gestion du mode Backstage et des formats de fichiers
Automatisation des tâches dans Word
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Mise en page et forme |
Exploitation des outils de mise en forme
Gestion des documents longs
Mise en page
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Outils d'édition |
Références dans un document long
Correction et traduction d'un document
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Objets graphiques et tableaux |
Tableaux et mise en forme
Modification d'une image ou d'un objet graphique
Objets graphiques
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Module 9 : Saisie et mise à jour des données à l'aide d'un tableur (Excel) sur la base du référentiel TOSA niveau opérationnel et avancé - RS5252 -(38 heures).
Contenu opérationnel:
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Domaines |
Compétences |
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Environnement / Méthodes |
Connaissance de l'environnement Excel
Collage spécial
Options d'enregistrement et d'impression des documents
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Calculs (formules, fonctions) |
Méthodes de calculs
Utilisation des formules fréquentes
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Mise en forme |
Amélioration de la mise en forme et révision des cellules
Création et mise en forme d'un tableau
Insertion d'objets graphiques
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Gestion des données |
Amélioration de la mise en forme d'un graphique
Lecture d'un tableau croisé dynamique
Tri et recherche des données
Utilisation des outils
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Contenu avancé:
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Domaines |
Compétences |
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Environnement / méthodes |
Personnalisation de l'environnement et de l'affichage
Gestion du mode Backstage, formats de fichier / Sécurité
Automatisation des tâches
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Calculs (formules, fonctions) |
Calculs
Fonctions
Calculs dans une base de données
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Mise en forme |
Mise en forme et mise en page
Gestion des objets graphiques
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Gestion des données |
Gestion de tableaux et base de données étendues
Analyse graphique
Création et analyse d'un tableau croisé dynamique
Outils d'Analyse rapide
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Module 10 : Tri et traitement des mails et courriers (Outlook) sur la base du référentiel TOSA niveau opérationel et avancé - RS 6203 (30 heures).
Contenu opérationnel:
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Domaines |
Compétences |
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Environnement / Configuration / Sauvegarde |
Navigation dans Outlook
Gestionnaire d'absence
Personnalisation de l'affichage de la liste des messages
Création de nouveaux dossiers
Options d'impression
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Messagerie |
Création d'un message
Gestion des messages
Création de règles simples
Suppression des messages et vidage de la corbeille
Courrier indésirable
Recherches
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Calendrier et tâches |
Personnalisation de l'affichage
Création d'un rendez-vous et d'une réunion
Réception d'une invitation
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Gestion des contacts et notes |
Gestion des contacts
Personnalisation de l'affichage
Création de notes
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Contenu avancé:
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Domaines |
Compétences |
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Environnement / Configuration / Sauvegarde |
Création d'un nouveau compte
Gestion des fichiers de données et archivage
Utilisation des catégories
Indicateurs de suivi et actions rapides
Gestionnaire d'absence
Délégation et partage
Personnalisation l'environnement et l'affichage
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Messagerie |
Options avancées
Recherches
Création et utilisation des signatures
Règles et alertes
Courrier indésirable
Outils de nettoyage
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Calendrier et tâches |
Création de rendez-vous avec périodicité
Gestion des tâches
Impression du calendrier
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Gestion des contacts et notes |
Création de listes de distribution
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Objectifs de la formation
Réaliser diverses tâches administratives au sein d'une structure de la fonction privé ou publique (hôpitaux, mairies, préfectures, etc.).
COMPÉTENCES DÉVELOPPÉES
- Trier et traiter les mails et le courrier
- Saisir et mettre à jour des données à l'aide d'un tableur
- Réaliser les travaux administratifs courants d'une structure
- Présenter et mettre en forme des documents à l'aide d'un traitement de texte
- Utiliser les outils collaboratifs pour communiquer, organiser et traiter l'information
- Classer et archiver les informations et les documents
Le passage de la certification TOSA pour WORD (RS 6198) / EXCEL (RS 5252) et OUTLOOK (RS 6203). Elle repose sur un test en ligne qui permet l'évaluation complète des compétences des candidats dans l'utilisation des logiciels Excel, word et outlook. A l'issue du test, le candidat se voit attribuer un score (0 à 1000), correspondant à un niveau (Initial, basique, opérationnel, avancé ou expert), ce qui lui permettra de faire valoir ses compétences (citées ci-dessous)
Niveau initial (score TOSA 1 à 350)
Niveau basique (score TOSA 351 à 550)
Niveau opérationnel (score TOSA 551 à 725)
Niveau avancé (score TOSA 726 à 875)
Word:
Niveau basique (score Tosa 351 à 550)
- Repérer les principaux onglets de mise en forme du logiciel Word pour modifier le texte d'un document existant
- Exploiter l'onglet Accueil afin d'effectuer la mise en forme élémentaire d'un document
- Mettre en forme les paragraphes d'un texte en utilisant un style prédéfini permettant ainsi d'homogénéiser des documents professionnels
- Effectuer des recherches simples dans un document Word afin retrouver des mots, des expressions, des références
- Se repérer dans l'environnement graphique de Word, créer un tableau simple afin d'y insérer des données de base et insérer un objet graphique dans un document et correctement le positionner dans un contenu écrit
Niveau opérationnel (score Tosa 551 à 725)
- Maîtriser la navigation dans un document Word et utiliser la plupart des onglets afin de gagner en efficacité et optimiser les fonctionnalités
- Identifier les modes d'affichages adéquats à la sauvegarde ou à l'impression d'un document Word
- Appliquer une trame aux paragraphes de ses documents, notamment dans le cadre de la rédaction de documents académiques ou de présentations professionnelles
- Mettre en page un document Word afin de le rendre plus lisible, en faire ressortir les éléments importants afin de faciliter son impression
- Effectuer les révisions et éditions simples d'un document et insérer des références dans un document Word
- Insérer différents types d'objets graphiques afin d'illustrer du contenu texte
- Créer un tableau comportant divers éléments d'informations
Niveau avancé (score Tosa 726 à 875)
- Personnaliser l'interface de l'environnement Word à son contexte professionnel
- Maîtriser l'utilisation du Mode Backstage de Word afin de gérer les données et métadonnées de ses documents
- Exploiter de manière optimale les outils de mise en forme avancés automatisant ainsi la création et la gestion des documents
- Gérer la mise en forme des documents longs et mettre en page un document Word en utilisant les fonctionnalités avancées
- Insérer plusieurs types de références à un document et gérer les corrections et les traductions des textes
- Exploiter un tableau : effectuer des calculs et enrichir le contenu d'un document en créant des effets artistiques à ses objets graphiques
EXCEL
Niveau initial (score TOSA 1 à 350)
- Utiliser les fonctionnalités les plus simples d'Excel en vue de prendre connaissance d'un document et de le conserver dans de bonnes conditions.
- Saisir les formules simples et les quatre opérations dans une cellule du tableur, en respectant leur syntaxe, afin de préparer les calculs à réaliser.
- Utiliser le graphique le plus approprié pour représenter les données d'un tableur, selon les catégories d'utilisateurs et leurs besoins propres.
- Trier et filtrer les données dans un tableau, sans pertes ni altérations, en vue d'obtenir les résultats et les présentations recherchées.
Niveau basique (score TOSA 351 à 550)
- Modifier un classeur et l'environnement Excel dans le but d'adapter les feuilles à la structure des données à traiter.
- Intégrer les fonctions arithmétiques et les fonctions logiques dans des formules correctement écrites, afin d'obtenir directement les résultats recherchés.
- Choisir et implémenter un style adapté aux données à présenter, en utilisant les mises en forme propres à Excel ou à la suite Office, afin de faciliter la lecture des feuilles Excel.
- Créer un graphique simple, afin de mettre en valeur une série de données.
Niveau opérationnel (score TOSA 551 à 725)
- Utiliser les fonctions de collage spécial et les options avancées d'enregistrement/impression lorsque la taille des données est importante, afin de faciliter le partage de l'information au sein d'un groupe de travail.
- Créer des formules longues renvoyant à plusieurs cellules du tableur, afin de mener à bien des calculs statistiques élémentaires.
- Créer et mettre en forme un tableau de données avec insertion d'objets graphiques, en vue de faciliter l'interprétation des données.
- Rechercher des données en utilisant différents types de filtres, en vue de modifier ou remplacer les séries de données d'un graphique.
Niveau avancé (score TOSA 726 à 875)
- Gérer l'onglet fichier et l'historique des documents récents avec le bon niveau de personnalisation et d'affichage, afin de garantir la sécurité des données associées.
- Automatiser un certain nombre de tâche grâce à des macros simples et des séries automatisées, en vue de fluidifier la gestion des données et des fichiers.
- Recourir à la bibliothèque des fonctions avancées du tableur pour accéder aux fonctions les plus complexes de calcul, de texte et de dates et afficher leur syntaxe.
- Intégrer aux calculs sur les bases de données les fonctions permettant d'effectuer sur celles-ci les opérations arithmétiques et statistiques recherchées.
- Utiliser la mise en forme automatique et la mise en forme conditionnelle pour systématiser la présentation des pages en l'adaptant aux différents types de données.
- Gérer et mettre en forme les différents objets graphiques disponibles dans Excel pour optimiser la lisibilité d'un classeur.
- Gérer des tableaux et des bases de données étendues en utilisant les fonctions avancées de tri et de filtres, afin de mener des analyses fines de données massives.
- Générer un tableau croisé dynamique à partir d'une base de données en vue de visualiser en temps réel les résultats de la modification des données sources.
OUTLOOK
Niveau basique (score Tosa 351 à 550)
- Se repérer dans l'environnement du logiciel Outlook
- Naviguer entre ses courriers, son calendrier et ses contacts
- Rédiger ou répondre à un email en utilisant les formules adaptées
- Envoyer ou répondre à une invitation de réunion
- Organiser de manière simple ses contacts et en consulter la liste
Niveau opérationnel (score Tosa 551 à 725)
- Gérer les réponses automatiques lors de ses absences du bureau
- Personnaliser l'affichage de la liste des messages afin de les classer de façon optimale
- Personnaliser ses dossiers pour les classer de manière organisée
- Gérer les contenus et destinataires d'un message électronique et le classement et la recherche de ses messages, selon l'envoyeur ou le dossier concerné
- Contrôler les contenus de ses messages pour éviter les courriels indésirables
- Gérer l'affichage de son calendrier et de ceux partagés par ses collègues
- Organiser son carnet d'adresses et personnaliser l'affichage des contacts
Niveau avancé (score Tosa 726 à 875)
- Créer des comptes utilisant différents protocoles d'hébergement et les catégoriser
- Partager et déléguer différents tâches et éléments dans le cadre d'un travail collaboratif
- Suivre et gérer les tâches communes à son organisation dans un but de partager de l'information
- Modifier l'aspect d'un message en utilisant les options avancées du logiciel ou de l'application Outlook et programmer son envoi et retrouver un message selon sa date, son importance ou encore sa taille
- Créer sa ou ses signatures de mail en vue de s'adapter aux différents interlocuteurs
- Mettre à jour et effectuer le suivi de son calendrier et de ceux partagés par ses collègues
- Créer et utiliser une liste de distribution
Les compétences liée à la certification PRAP (RS 1037)
Trois compétences de l'acteur PRAP IBC sont identifiées :
- Compétence 1 : Etre capable de se situer en tant qu'acteur de prévention des risques liés à l'activité physique dans son entreprise ou son établissement.
- Compétence 2 : Etre capable d'observer et d'analyser sa situation de travail en s'appuyant sur le fonctionnement du corps humain, afin d'identifier les différentes atteintes à la santé susceptibles d'être encourues.
- Compétence 3 : Etre capable de participer à la maîtrise du risque dans son entreprise ou son établissement et à sa prévention.
Public visé
Prérequis
Sans niveau de qualification et pré-requis. Une grille d'auto-positionnement est réalisé pour TOSA.
Nécessité d'avoir suivi les modules dits "initial et basique" soit les modules 2, 3 et 4 pour suivre les modules dits "opérationnel et avancé", soit les module 8, 9 et 10.
Modalités pédagogiques
Moyens et supports pédagogiques
Support de cours version numérique pour chaque participant. Récupération de fichiers réalisés par les stagiaires. Un ordinateur et une licence Office 365 par stagiaire.
PRAP IBC: un caisse avec et une sans poignée ainsi que tout object correspondant à l'activité de l'entreprise et aides techniques associées.
Modalités d'évaluation et de suivi
La validation des acquis se fait sous forme de quiz et/ou exercices, Le participant complète un test d'auto-positionnement en amont et en aval pour valider les compétences acquises.
Les Certificats TOSA (word-excel-outlook) avec le niveau obtenu, sera délivré suite à évaluation au travers d'un test géré par le centre certifié par TOSA ISOGRAD depuis le 24/06/2024 et qui donnera lieu à la délivrance d'un certificat numérique.
La certification PRAP sera délivrée à l'issue d'une mise en situation. Une certification numérique sera délivrée à l'issue par le centre habilité par l'INRS depuis le 11/12/2023.
A l'issue de la formation, un certificat de réalisation sera délivré.
Formateurs
N'GUESSAN Sandy
Consultante - formatrice, Sandy est justifie d'une solide expérience en matière d'audit, gestion et organisation de process et méthodes pour les entreprises. Au cours de ses expériences, elle a développé de solides compétences en matière de formation, sujets sur lesquels elle a developpé de nouvelles compétences qu'elle exploite pleinement aujourd'hui.
Profil du / des Formateur(s)
Consultante - formatrice, Sandy est justifie d'une solide expérience en matière d'audit, gestion et organisation de process et méthodes pour les entreprises. Au cours de ses expériences, elle a développé de solides compétences en matière de formation, sujets sur lesquels elle a developpé de nouvelles compétences qu'elle exploite pleinement aujourd'hui.
Ostéopathe - formateur, jean Baptiste en a fait "craquer" plus d'un mais il est avant tout un praticien hyper professionnel. et c'est pour cela qu'il était naturel qu'il se tourne également vers un poste de formateur pour transmettre ses connaissances.