Le B.a-ba du métier de l’assistanat Présentiel

2.1 Les différentes variantes du métier en 2024 

2.1.1 Présentation du poste et de ses évolutions possibles

2.1.2 Présentation des domaines de spécialisation 

2.1.3 Définir son périmètre d'action et sa prise d'initiative

2.1.4 Etablir une relation de confiance avec son supérieur hiérarchique (loyauté, respect de la confidentialité, discrétion, savoir rester à sa place)

2.2 Prise de notes manuelle : 

2.2.1 Identifier son système de prise de note (autodiagnostic), ses points forts et ses faiblesses.

2.2.2 Les différents procédés d'écriture synthétique : l'écriture phonétique, savoir abréger, utiliser des symboles, se créer son propre Melting Pot Script

2.2.3 Apprendre à noter uniquement l'essentiel, repérer les mots-clés etc.

2.3 Les bases de l'accueil téléphonique et physique  :

2.3.1 Auto-diagnostiquer ses aptitudes et ses qualités à accueillir (questionnaire de mise en situation)

2.3.2 Accueil téléphonique :

• Émettre et recevoir un appel, les spécificités de certains appels : 
  • Identifier les différents types d'interlocuteurs et le degré d'urgence
  • Prendre efficacement un message : poser les bonnes questions, écouter, reformuler, conduire l'interlocuteur à formuler rapidement sa demande, conclure.
  • Réceptionner un appel pour : une prise de commande, une demande de rendez-vous, de renseignements, une réclamation.
• Utilisation des techniques d'accueil : attente, transfert, le message de la boîte vocale
• Préparer son environnement de travail
• Soigner sa présentation (ton, débit, rythme, clarté)
• Anticiper et modéliser les scénarios les plus fréquents pour gagner en temps et en fluidité

2.3.3 Accueil physique :

• Accueillir, informer (le visiteur et le receveur),  accompagner, raccompagner

2.4 Traitement du courrier entrant et sortant :

2.4.1 Présentation des normes d'expédition du courrier,

2.4.2 Choix de l'imprimé postal approprié et renseignement par écrit ou en ligne.

2.4.3 Tri, mise sous pli, affranchissement

2.4.4 Réception du courrier et des colis

2.5 La gestion du temps : 

2.5.1 S'organiser efficacement pour mieux contribuer à la performance collective de l'équipe

2.5.2 Prioriser  ses tâches :  dissocier l'important, l'urgent, l'accessoire

2.5.3 Savoir gérer  les interruptions, l'imprévu, le changement de priorités, éviter de se disperser 

2.5.4 Savoir dire non

2.6 Evènementiel 

2.6.1 Présentation des différents événements d'entreprise

2.6.2 Le rôle de l'assistante administrative dans l'organisation de ces événements

2.6.3 Gérer le J-1 et le J

2.7 La fonction “Achat” : 

2.7.1 Demander un devis, savoir comparer plusieurs devis

2.7.2 Réceptionner une commande

2.7.3 Gérer une non conformité dans la livraison

2.7.4 Contrôler une facture

2.8 Les tâches administratives :

2.8.1 Gestion des notes de frais, déplacements, réservations

2.8.2 Passer une commande (fournitures, plateaux repas, traiteur, matériel simple)

2.8.3 Gestion de l'archivage : connaître l'essentiel de l'archivage papier

L'objectif général est de doter les participants des compétences essentielles pour exceller dans le rôle d'assistant(e) administratif(ve) en développant à la fois leurs savoir-faire techniques et leur capacité à s'adapter aux défis quotidiens du poste.

Comprendre les différentes variantes du métier d'assistant(e) en 2024 :

• Identifier les domaines de spécialisation.
• Définir son périmètre d'action et ses initiatives.
• Construire une relation de confiance avec son supérieur hiérarchique (loyauté, confidentialité, discrétion).

Maîtriser les techniques de prise de notes manuelle :

• Diagnostiquer son propre système de prise de notes et l'améliorer.
• Utiliser des procédés d'écriture synthétique efficaces (abréviations, symboles).
• Noter uniquement l'essentiel et identifier les mots-clés.

Maîtriser l'accueil téléphonique et physique :

• Diagnostiquer ses compétences d'accueil et améliorer ses aptitudes.
• Gérer les appels téléphoniques de manière professionnelle (réception, émission, transfert, etc.).
• Accueillir physiquement les visiteurs avec courtoisie et efficacité.

Gérer le courrier entrant et sortant :

• Comprendre les normes d'expédition et de réception du courrier.
• Effectuer le tri, l'affranchissement et le suivi des courriers et colis.

Améliorer la gestion du temps :

• S'organiser efficacement pour contribuer à la performance collective.
• Prioriser les tâches selon leur importance et urgence.
• Gérer les interruptions et les imprévus, tout en évitant la dispersion.

Participer à l'organisation d'événements :

• Comprendre le rôle de l'assistant(e) dans la gestion des événements d'entreprise.
• Contribuer à la préparation des événements, du J-1 au jour J.

Maîtriser la fonction "Achat" :

• Gérer les processus de demande de devis et de commande.
• Assurer le suivi des livraisons, gérer les non-conformités et contrôler les factures.

Effectuer les tâches administratives courantes :

• Gérer les notes de frais, déplacements et réservations.
• Organiser l'archivage physique et numérique.

La validation des acquis se fait sous forme de quiz et/ou exercices, Le participant complète un test d'auto-positionnement en amont et en aval pour valider les compétences acquises.

A l'issue de la formation, un certificat de réalisation sera délivré.

Afin de vous inscrire à notre formation, merci de nous contacter au minimum 30 jours avant le début de la formation au 02.35.87.02.42 ou par mail à contact@opusformation.fr. Une fois

votre inscription validée, nous vous adresserons un contrat ou convention de formation et une convocation vous sera envoyée par mail 7 jours avant le début de la formation. En cas de subrogation de paiement, un accord finançeur doit nous être parvenu avant le début de la formation.