Le B.a-ba du métier de l’assistanat Présentiel

• Les différentes variantes du métier en 2024 
  • Présentation du poste et de ses évolutions possibles
  • Présentation des domaines de spécialisation 
  • Définir son périmètre d'action et sa prise d'initiative
  • Etablir une relation de confiance avec son supérieur hiérarchique (loyauté, respect de la confidentialité, discrétion, savoir rester à sa place)
• Prise de notes manuelle : 
  • Identifier son système de prise de note (autodiagnostic), ses points forts et ses faiblesses.
  • Les différents procédés d'écriture synthétique : l'écriture phonétique, savoir abréger, utiliser des symboles, se créer son propre Melting Pot Script
  • Apprendre à noter uniquement l'essentiel, repérer les mots-clés etc.

• Les bases de l'accueil téléphonique et physique  :
  • Auto-diagnostiquer ses aptitudes et ses qualités à accueillir (questionnaire de mise en situation)
  • Accueil téléphonique :
    • Émettre et recevoir un appel, les spécificités de certains appels : 
      • Identifier les différents types d'interlocuteurs et le degré d'urgence
      • Prendre efficacement un message : poser les bonnes questions, écouter, reformuler, conduire l'interlocuteur à formuler rapidement sa demande, conclure.
      • Réceptionner un appel pour : une prise de commande, une demande de rendez-vous, de renseignements, une réclamation.
  • Utilisation des techniques d'accueil : attente, transfert, le message de la boîte vocale
  • Préparer son environnement de travail
  • Soigner sa présentation (ton, débit, rythme, clarté)
  • Anticiper et modéliser les scénarios les plus fréquents pour gagner en temps et en fluidité
  • Accueil physique :
    • Accueillir, informer (le visiteur et le receveur),  accompagner, raccompagner

• Traitement du courrier entrant et sortant :
  • Présentation des normes d'expédition du courrier,
  • Choix de l'imprimé postal approprié et renseignement par écrit ou en ligne.
  • Tri, mise sous pli, affranchissement
  • Réception du courrier et des colis

• La gestion du temps : 
  • S'organiser efficacement pour mieux contribuer à la performance collective de l'équipe
  • Prioriser  ses tâches :  dissocier l'important, l'urgent, l'accessoire
  • Savoir gérer  les interruptions, l'imprévu, le changement de priorités, éviter de se disperser 
  • Savoir dire non

• Evènementiel 
  • Présentation des différents événements d'entreprise
  • Le rôle de l'assistante administrative dans l'organisation de ces événements
  • Gérer le J-1 et le J

• La fonction “Achat” : 
  • Demander un devis, savoir comparer plusieurs devis
  • Réceptionner une commande
  • Gérer une non conformité dans la livraison
  • Contrôler une facture

• Les tâches administratives :
  • Gestion des notes de frais, déplacements, réservations
  • Passer une commande (fournitures, plateaux repas, traiteur, matériel simple)
  • Gestion de l'archivage : connaître l'essentiel de l'archivage papier

L'objectif général est de doter les participants des compétences essentielles pour exceller dans le rôle d'assistant(e) administratif(ve) en développant à la fois leurs savoir-faire techniques et leur capacité à s'adapter aux défis quotidiens du poste.

Comprendre les différentes variantes du métier d'assistant(e) en 2024 :

• Identifier les domaines de spécialisation.
• Définir son périmètre d'action et ses initiatives.
• Construire une relation de confiance avec son supérieur hiérarchique (loyauté, confidentialité, discrétion).

Maîtriser les techniques de prise de notes manuelle :

• Diagnostiquer son propre système de prise de notes et l'améliorer.
• Utiliser des procédés d'écriture synthétique efficaces (abréviations, symboles).
• Noter uniquement l'essentiel et identifier les mots-clés.

Maîtriser l'accueil téléphonique et physique :

• Diagnostiquer ses compétences d'accueil et améliorer ses aptitudes.
• Gérer les appels téléphoniques de manière professionnelle (réception, émission, transfert, etc.).
• Accueillir physiquement les visiteurs avec courtoisie et efficacité.

Gérer le courrier entrant et sortant :

• Comprendre les normes d'expédition et de réception du courrier.
• Effectuer le tri, l'affranchissement et le suivi des courriers et colis.

Améliorer la gestion du temps :

• S'organiser efficacement pour contribuer à la performance collective.
• Prioriser les tâches selon leur importance et urgence.
• Gérer les interruptions et les imprévus, tout en évitant la dispersion.

Participer à l'organisation d'événements :

• Comprendre le rôle de l'assistant(e) dans la gestion des événements d'entreprise.
• Contribuer à la préparation des événements, du J-1 au jour J.

Maîtriser la fonction "Achat" :

• Gérer les processus de demande de devis et de commande.
• Assurer le suivi des livraisons, gérer les non-conformités et contrôler les factures.

Effectuer les tâches administratives courantes :

• Gérer les notes de frais, déplacements et réservations.
• Organiser l'archivage physique et numérique.

La validation des acquis se fait sous forme de quiz et/ou exercices, Le participant complète un test d'auto-positionnement en amont et en aval pour valider les compétences acquises.

A l'issue de la formation, un certificat de réalisation sera délivré.

Afin de vous inscrire à notre formation, merci de nous contacter au minimum 30 jours avant le début de la formation au 02.35.87.02.42 ou par mail à contact@opusformation.fr. Une fois

votre inscription validée, nous vous adresserons un contrat ou convention de formation et une convocation vous sera envoyée par mail 7 jours avant le début de la formation. En cas de subrogation de paiement, un accord finançeur doit nous être parvenu avant le début de la formation.