Approche du numérique en entreprise Présentiel

2.1 Les différentes variantes du métier en 2024 

2.1.1 Présentation du poste et de ses évolutions possibles

2.1.2 Présentation des domaines de spécialisation 

2.1.3 Définir son périmètre d'action et sa prise d'initiative

2.1.4 Etablir une relation de confiance avec son supérieur hiérarchique (loyauté, respect de la confidentialité, discrétion, savoir rester à sa place)

2.2 Prise de notes manuelle : 

2.2.1 Identifier son système de prise de note (autodiagnostic), ses points forts et ses faiblesses.

2.2.2 Les différents procédés d'écriture synthétique : l'écriture phonétique, savoir abréger, utiliser des symboles, se créer son propre Melting Pot Script

2.2.3 Apprendre à noter uniquement l'essentiel, repérer les mots-clés etc.

2.3 Les bases de l'accueil téléphonique et physique  :

2.3.1 Auto-diagnostiquer ses aptitudes et ses qualités à accueillir (questionnaire de mise en situation)

2.3.2 Accueil téléphonique :

• Émettre et recevoir un appel, les spécificités de certains appels : 
  • Identifier les différents types d'interlocuteurs et le degré d'urgence
  • Prendre efficacement un message : poser les bonnes questions, écouter, reformuler, conduire l'interlocuteur à formuler rapidement sa demande, conclure.
  • Réceptionner un appel pour : une prise de commande, une demande de rendez-vous, de renseignements, une réclamation.
• Utilisation des techniques d'accueil : attente, transfert, le message de la boîte vocale
• Préparer son environnement de travail
• Soigner sa présentation (ton, débit, rythme, clarté)
• Anticiper et modéliser les scénarios les plus fréquents pour gagner en temps et en fluidité

2.3.3 Accueil physique :

• Accueillir, informer (le visiteur et le receveur),  accompagner, raccompagner

2.4 Traitement du courrier entrant et sortant :

2.4.1 Présentation des normes d'expédition du courrier,

2.4.2 Choix de l'imprimé postal approprié et renseignement par écrit ou en ligne.

2.4.3 Tri, mise sous pli, affranchissement

2.4.4 Réception du courrier et des colis

2.5 La gestion du temps : 

2.5.1 S'organiser efficacement pour mieux contribuer à la performance collective de l'équipe

2.5.2 Prioriser  ses tâches :  dissocier l'important, l'urgent, l'accessoire

2.5.3 Savoir gérer  les interruptions, l'imprévu, le changement de priorités, éviter de se disperser 

2.5.4 Savoir dire non

2.6 Evènementiel 

2.6.1 Présentation des différents événements d'entreprise

2.6.2 Le rôle de l'assistante administrative dans l'organisation de ces événements

2.6.3 Gérer le J-1 et le J

2.7 La fonction “Achat” : 

2.7.1 Demander un devis, savoir comparer plusieurs devis

2.7.2 Réceptionner une commande

2.7.3 Gérer une non conformité dans la livraison

2.7.4 Contrôler une facture

2.8 Les tâches administratives :

2.8.1 Gestion des notes de frais, déplacements, réservations

2.8.2 Passer une commande (fournitures, plateaux repas, traiteur, matériel simple)

2.8.3 Gestion de l'archivage : connaître l'essentiel de l'archivage papier

Ce module encourage la flexibilité et l'agilité des participants dans l'adoption et l'utilisation d'outils numériques variés, tout en assurant une maîtrise complète des outils spécifiques de gestion et de collaboration nécessaires dans l'environnement professionnel moderne.

• Renforcer la maîtrise des outils numériques : Acquérir des compétences dans l'utilisation d'outils de gestion électronique, de collaboration et de création, indispensables dans les entreprises modernes
• Faciliter l'adoption de pratiques collaboratives : Apprendre à utiliser des plateformes partagées pour améliorer la communication et la gestion de projet
• Optimiser la gestion administrative et relation client : Intégrer l'usage d'ERP et de CRM pour améliorer l'efficacité dans la gestion des données, des clients et des processus de facturation
• Améliorer la capacité à présenter et partager des informations : Maîtriser des outils de présentation (PowerPoint, Canva) pour communiquer efficacement des informations professionnelles.
• Renforcer sa polyvalence numérique et son adaptabilité

La validation des acquis se fait sous forme de quiz et/ou exercices, Le participant complète un test d'auto-positionnement en amont et en aval pour valider les compétences acquises.

A l'issue de la formation, un certificat de réalisation sera délivré.

Afin de vous inscrire à notre formation, merci de nous contacter au minimum 30 jours avant le début de la formation au 02.35.87.02.42 ou par mail à contact@opusformation.fr. Une fois

votre inscription validée, nous vous adresserons un contrat ou convention de formation et une convocation vous sera envoyée par mail 7 jours avant le début de la formation. En cas de subrogation de paiement, un accord finançeur doit nous être parvenu avant le début de la formation.